Zgłaszanie naruszeń (whistleblowing)

W Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Sokołowie Podlaskim obowiązuje wewnętrzna procedura raportowania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnie
z ustawą o ochronie sygnalistów.

 

Zgłoszenia naruszenia prawa możesz dokonać listownie na adres Inspektoratu
 z dopiskiem „Koordynator ds. obsługi zgłoszeń”.

 

Poniżej przedstawiamy główne założenia procedury:

 

1. Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą dowiedziała się o naruszeniu prawa z katalogu wskazanego poniżej. Naruszenie może w szczególności zgłosić: pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,  kandydat do pracy, stażysta, praktykant.

 

Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Inspektoracie, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

 

2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-17.

 

 

3. Zgłoszenie musi zawierać następujące informacje:

• imię, nazwisko oraz dane kontaktowe zgłaszającego. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane,
• opis naruszenia i jego skutków,
• kto dopuścił się naruszenia,
• gdzie i kiedy nastąpiło naruszenie.

 

Do zgłoszenia możesz dołączyć dowody. Zachęcamy do skorzystania z naszego formularza zgłaszania naruszeń, który możesz pobrać tutaj.

 

4. W terminie 7 dni od dokonania zgłoszenia, potwierdzimy Ci, że otrzymaliśmy zgłoszenie.
5. Nie później niż w terminie 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia przekażemy Ci informację zwrotną na temat Twojego zgłoszenia.
6. Jeśli informacje zawarte w Twoim zgłoszeniu nie dadzą nam podstaw do dalszego działania – poinformujemy Cię o tym.
7. Gwarantujemy poufność procesu oraz zobowiązujemy się podjąć działania zastępcze z należytą starannością. Nie ujawnimy żadnych danych mogących zidentyfikować sygnalistę osobom nieupoważnionym, chyba, że sygnalista wyrazi na to zgodę.
8. Niezależnie od wskazanego przez nas kanału zgłaszania naruszeń, możesz zgłosić naruszenia prawa również do odpowiednich organów publicznych. Na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich znajdziesz szczegółowe informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych.

 

W Inspektoracie obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób powiązanych ze zgłaszającym oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, gróźb lub działań odwetowych. Ochrona nie dotyczy zgłaszającego, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem naruszenia prawa.

 

Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Sokołowie Podlaskim, ul. Ząbkowska 5, 08-300 Sokołów Podlaski (dalej „Administrator”).
2. W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – drogą elektroniczną pod adresem e-mail: iod@piwsokolow.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Administrator przetwarza Twoje dane w celu:
   1. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz udzielenia informacji zwrotnej – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO);
   2. przyjmowania oraz wyjaśniania zgłoszeń naruszeń prawa – podstawą prawna przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na weryfikacji zgłoszeń naruszeń prawa, w tym podejmowaniu działań następczych.
4. W przypadku, gdy w zgłoszeniu zostaną zawarte dane szczególnych kategorii, będą one przetwarzane zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
5. Administrator zapewnia poufność danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane zawarte w zgłoszeniu mogą być udostępnione jedynie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom współpracującym z Administratorem, którym powierzył on przetwarzanie danych.
6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7.  Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia danych.
9. W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych osobowych, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
10. Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
11. Masz prawo wniesienia skargi do  organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do prawidłowego przyjęcia oraz rozpatrzenia dokonanego zgłoszenia, zgodnie z przepisami o ochronie sygnalistów.

 

Zgłaszanie naruszeń zewnętrznych

 

1. Jeśli posiadasz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa, możesz przekazać zgłoszenie do Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Sokołowie Podlaskim pocztą tradycyjną na adres: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Sokołowie Podlaskim, ul. Ząbkowska 5, 08-300 Sokołów Podlaski z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej”. Zgłoszenie musi zawierać dane, które umożliwią dokładne zbadanie sprawy.

 

Zachęcamy do skorzystania z formularza Zgłoszenia naruszenia prawa (pdf) dostępnego poniżej.

Nie rozpatrujemy zgłoszeń anonimowych.

 

2.  Aby skorzystać ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:

a) jesteś osobą fizyczną,

b) zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,

c) informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazane jest składanie nieprawdziwych  zgłoszeń (zgodnie ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, osoba  dokonująca  zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2).

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe jak np. zwolnienie z pracy, degradacja, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, ale także zabronione są groźby zastosowania takich działań.

W przypadku, gdy sygnalista jest osobą świadczącą usługi na innej podstawie niż stosunek pracy, zakaz działań odwetowych obejmuje m.in. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, odstąpienie od takiej umowy.

Na żądanie sygnalisty Inspektorat wydaje, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z o ochronie sygnalistów.

 

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
2. wstępna weryfikacja zgłoszenia w celu ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Inspektoratu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
3. w uzasadnionych przypadkach podjęcie działań następczych (np. postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia),
4. kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji od niego,
5. przesłanie informacji zwrotnej do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

 

Informacja zwrotna zostanie przekazana na otrzymane w zgłoszeniu dane kontaktowe
w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym sygnalista zostanie wcześniej poinformowany.

 

4. Inspektorat zapewnia, że do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych są uprawnieni wyłącznie pracownicy, którzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie uzyskanych informacji i danych osobowych.
5. Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła przepisy sankcjonujące nie tylko zachowania utrudniające albo uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia, ale także działania odwetowe. W przypadku pierwszej grupy zachowań ustawodawca przewidział karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (z możliwością zaostrzenia jej wymiaru do lat 3 w przypadku stosowania przemocy, groźby karalnej czy też podstępu). Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, zaś w przypadku podejmowania tych działań w sposób uporczywy grozi kara ograniczenia wolności do lat 3.
6. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
7. Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku podlega także bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty.
8. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
9. Możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych w zakresie ich kompetencji lub bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich (szczegóły: https://www.gov.pl/web/sygnalisci/dokonaj-zgloszenia-zewnetrznego).
10. Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjętej
     w Inspektoracie, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić
     w ramach struktury Inspektoratu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
11. Zasady przetwarzania danych osobowych sygnalistów:

1. Administratorem danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Sokołowie Podlaskim, ul. Ząbkowska 5, 08-300 Sokołów Podlaski (dalej „Administrator”).
2. W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – drogą elektroniczną pod adresem e-mail: iod@piwsokolow.com  lub pisemnie na adres Inspektoratu z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Administrator przetwarza Twoje dane w celu:
   1. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz udzielenia informacji zwrotnej – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO);
   2. przyjmowania oraz wyjaśniania zgłoszeń naruszeń prawa – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na weryfikacji zgłoszeń naruszeń prawa, w tym podejmowaniu działań następczych.
4. W przypadku, gdy w zgłoszeniu zostaną zawarte dane szczególnych kategorii, będą one przetwarzane zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
5. Administrator zapewnia poufność danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane zawarte w zgłoszeniu mogą być udostępnione jedynie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom współpracującym z Administratorem, którym powierzył on przetwarzanie danych.
6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub do czasu przedawnienia roszczeń.
7.  Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla weryfikacji zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od dnia ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia danych.
9. W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych osobowych, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
10. Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
11. Masz prawo wniesienia skargi do  organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do prawidłowego przyjęcia oraz weryfikacji zgłoszenia zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.